Time Management: Definition, tekniker och lärande

Det är inte alls nödvändigt att äga en tidsmaskin för att korrekt hantera din tid, men det är värt att lära känna reglerna för fördelningen av krafter med sekunder. Speciellt för dem för vilka orden "tid är pengar" inte är en tom fras, utan ett livsmotto. Om du är en av dem är det viktigt för dig att behärska åtminstone grundläggande tidshanteringsfärdigheter.

Time management ordagrant översatt från engelska är "time management". Detta betyder inte att du, efter att ha bemästrat en sådan konst, kommer att kunna flytta in i det förflutna eller framtiden. Huvudfunktionen med tidshantering är att göra varje minut av ditt liv effektiv. Och det handlar inte bara om arbete, det är ett helt system som lägger ihop de många delarna av vårt liv. Enkelt uttryckt bestämmer tidshantering vårt schema för dagen, veckan, månaden eller till och med året.

Tro inte att den här definitionen och begreppet bara används i affärer. Hemmafruar har ofta inte heller tillräckligt med tid för att utföra alla hushållssysslor. Och ofta händer detta inte alls eftersom de inte har tillräckligt med styrka, de fördelar helt enkelt inte tid och ansträngning korrekt.

Först och främst används tidshantering för att öka den personliga effektiviteten för varje enskild anställd på sin arbetsplats och som ett resultat för att öka produktiviteten i hela organisationen, vare sig det är en högteknologisk verktygsmaskin eller en skönhetssalong. För att välja rätt typ av tidshantering som kommer att användas av den här eller den personen måste du först studera inte bara hans personliga mål och mål, utan också personliga egenskaper, kvadraten av mål och till och med biorytmer.

Om du korrekt beräknar alla mänskliga resurser, kommer alla, även den mest trafikerade och mest efterfrågade specialisten, alltid att ha tillräckligt med tid både för arbete och vila.

De grundläggande principerna för tidsstyrningsarbete är att fördela belastningen på dig själv och tiden på rätt sätt. Det är nödvändigt att lyfta fram huvuduppgifterna och bli av med "tidsätarna". Bland dess absorbatorer finns kommunikation på Internet eller på kontoret som inte betyder något för dig, titta på onödiga nyheter eller reklamutskick som kommer till din post eller i form av SMS, många rökpauser eller tepauser, och så vidare.

Innan du får ditt schema rätt måste du prioritera. Författaren till en av de mest kända och effektiva metoderna för detta är den 34:e presidenten i USA, Dwight D. Eisenhower. Summan av kardemumman är följande. Dela upp alla planerade aktiviteter i fyra delar:

• brådskande och viktigt;
• brådskande men inte viktigt;
• viktigt men inte brådskande;
• inte brådskande och oviktigt.

Låt oss först skilja agnarna från vetet och välja det vi verkligen behöver. Behöver du verkligen gå till butiken imorgon med en vän för att hjälpa henne välja en födelsedagspresent till sin mamma? Kanske kommer hon i lugn och ro att klara av detta uppdrag på egen hand? Du kommer att spendera den här tiden på något som verkligen är värt dina ansträngningar. A kom ihåg hur många timmar du spenderade på meningslösa samtal med samma vän i telefon, och föreställ dig nu hur mycket du kunde ha gjort under den här tiden.

Hur många timmar om dagen ägnar du åt att titta på bilder på personer du känner på sociala nätverk? Men det här är inte bara din dyrbara tid, utan också känslor som kan användas mycket mer effektivt. Detsamma gäller "att sitta ute" och spela patiensspel och annan "spännande" underhållning.

Det är omöjligt att förstå det oändliga och för att inte bli deprimerad över det faktum att du alltid inte gör någonting, höj inte ribban till en början. Ta med i planen exakt så mycket som det är realistiskt att genomföra och lämna alltid lite tid i reserv, så att när man ställs inför oväntade hinder eller akuta problem, att ha tid att klara av båda.

Innan du ger dig i kast med en viss uppgift, bestäm dig för det mål du strävar efter. Varför behöver du torka ditt skrivbord för femte gången på en vecka? Är du en anhängare av perfekt renlighet? Stämmer detta eller vill du bara distrahera dig själv från verksamheten med en fuktig trasa? Varför gick du och hällde upp te för tionde gången på en dag, ville du verkligen dricka det, eller distraherades detta från dina huvudsakliga uppgifter?

En annan nyans som måste beaktas för att uppnå målet i tid är att inte överskatta det. Förstå varför du tar dig an ett stort projekt. Vad vill du uppnå - pengar, berömmelse, heder från kollegor eller befordran. Bara genom att förstå vad som är det sanna målet kan du helt motivera dig själv och bli upptagen med arbete utan att bli distraherad av främmande saker.

Använd varje seger som bränsle för din fortsatta resa. Ge dig själv "betyg" eller häng "medaljer". Om du avslutade ett projekt i tid eller gjorde det i förväg, ta inte på dig nästa direkt, njut av det "avslutande" ögonblicket, kom ihåg dessa känslor och gå vidare först då. Kom ihåg att belöna dig själv för ett väl utfört arbete.

Ta inte tag i allt. Du har inte tio händer, och du har bara ett huvud. Att tackla flera saker samtidigt riskerar att inte slutföra någon av dem, åtminstone kommer du inte att kunna göra det kvalitativt. Det är som att lära sig en dikt och lösa ett fysikproblem på samma gång. Det, ser du, är orealistiskt. Det är samma sak på jobbet.

Och här i hushållet, för att spara tid och ansträngning, kan vissa saker kombineras. När allt kommer omkring, medan potatis kokar eller ägg till sallad svalnar, är det fullt möjligt att torka av dammet från fönsterbrädan eller dammsuga golvet i köket till exempel.

Låt inte ditt företag ta sin gång. Gör en daglig arbetsplan. Helst bör detta göras kvällen innan. När du planerar nästa dag, glöm inte att en force majeure-situation kan uppstå när som helst. Du måste ta din mamma till sjukhuset eller hämta ditt barn från skolan tidigt. Ge dig själv alltid tid för dessa "oförmåga". Om du inte behöver det för dessa behov, spendera det på ytterligare aktiviteter.

En annan viktig punkt. Se till att ta lite tid att vila. Pauser är viktiga. Pauser för lätta övningar, lunchrast och även ett samtal till barnet bör också ingå i ditt schema.

Dessutom måste du komponera den, med hänsyn till sina egna biorytmer... Om du är en morgonmänniska, ställ sedan in de svåraste uppgifterna i början av dagen och lämna den andra halvan för aktiviteter som kräver minst fysisk, mental och moralisk ansträngning. Om du är en "uggla", och ditt huvud börjar arbeta bara närmare lunchtid, gör då de enklaste uppgifterna på morgonen, ta viktiga beslut när din kropp är fylld med livsenergi.

Ordet "investering" betyder oftast finansiella investeringar. Kommer du att investera i något som aldrig kommer att ge dig inkomst? Ingen kommer att ge en rubel till anläggningen, som förstördes i går, eftersom det här är en död investering. Det är samma sak med tiden. Sluta lägga den där den flyger ut som ett rör. En annan talkshow med ett spännande ämne har börjat på TV, stäng av skärmen omedelbart. Fråga dig själv varför du behöver denna information? Bara? Så varför slösa din dyrbara tid på detta?

En vän ringde och började återigen prata om sin idiot man? Avsluta samtalet snabbt, och råd din vän att kontakta en psykolog eller registrera dig på en dejtingsajt.

Om du följer alla ovanstående regler, och fortfarande inte har tillräckligt med tid, prova en av de tekniker som har utvecklats vid olika tidpunkter av både tidshanteringsspecialister och "slumpmässiga" personer. En av de mest utbredda metoderna över hela världen är "Tomat"-tekniken. Den uppfanns av en vanlig italiensk student som aldrig hade tid att förbereda sig för prov.

En dag bestämde han sig för att ta kontroll över sig själv och sin tid. För att göra detta använde jag det vanligaste köksverktyget - en timer i form av en tomat (därav namnet på en enkel teknik). Han startade timern i 25 minuter och under denna tid var han endast engagerad i sina studier. Föreställ dig hans förvåning, för bokstavligen omedelbart hade han tillräckligt med tid att förbereda sig. Försök att göra detsamma.

Starta en timer (väckarklocka) för en viss tid, under vilken du bara utför en specifik uppgift. Varken ett telefonsamtal, eller ett meddelande om ett nytt brev via e-post, eller något annat bör distrahera dig från denna uppgift. Mycket snart kommer du att känna att du går mot ditt mål mycket snabbare än tidigare.

Känn dig som en ostmakare som använder en annan populär tidshanteringsmetod som kallas Swiss Cheese. Den används i händelse av att de inte kan börja genomföra ett stort projekt på något sätt. I det här fallet föreslås det att presentera just detta projekt i form av en fyrkantig ostbit och börja göra en schweizisk av den med många stora hål. Varje hål är en specifik uppgift som måste slutföras för att få det slutliga resultatet.

Om du inte vet vilken ände du ska börja från, prova det första "hålet" som kommer över på måfå. Ansträng dig minimalt så går allt som på räls. Det enda villkoret är att du inte slutar med det du påbörjade. Låt det som gjordes tyckas vara en mycket liten del av det som var tänkt, men fortsätt till vilket stadium som helst, bara efter att ha exakt bestämt dig för att du kommer att klara det "i ett sammanträde". Annars, istället för många hål i din ost, kommer du att få ett stort hål, som liknar en avgrund, där både tid och energi kommer att falla.

Följ strikt deadline-regeln. Termen kom till oss från Amerika. Ordagrant översatt betyder det "dead line". Man tror att detta ursprungligen var namnet på linjen i fängelset, korsningen som fången omedelbart dödades. På platser som inte är så avlägsna har sådana metoder inte använts på länge, men i företagsmiljön har det blivit mycket utbrett. I den moderna världen är en deadline en linje i tid och rum som inte kan passeras på något sätt.

Denna teknik är särskilt populär bland dem som arbetar på distans. Det finns ingen som "passar" dem, så du måste sätta en ram för dig själv. Det används också ofta för personer i kreativa yrken - journalister eller reklamskapare. Deadline har dock också ett mellanstadium - redline (översatt som "röd linje"). Detta är den period då du behöver lämna över grovarbetet - den återstående tiden behövs för att rätta till fel, revideringar och ändringar som kunden kan göra.

Ibland kan vi helt enkelt inte ta tag i uppgiften bara för att den verkar överväldigande för oss, som en elefant. För att göra det lättare för dig själv, dela den stora volymen i små bitar. Börja smått.

Du behöver till exempel göra en allmän städning av ett hus på landet eller renovera det. Båda låter hotfulla. Och om du delar upp processen i små steg? Gör en tabell där reparationen kommer att ligga överst (allmänstädning), och sedan underartiklarna: fönster, dörrar, golv, möbler och så vidare. Håller med, på så sätt verkar arbetet inte längre alltför svårt. Gör därför inte en elefant av en fluga.

Gudomlig metod "Kairos". De gamla grekerna ansåg Kairos vara guden för ett lyckligt ögonblick. Experter inom området tidshantering har bestämt att en modern person är på väg med honom. Kärnan i metoden handlar om att inte slösa bort en separat tid på vad som kan kombineras med andra saker. Till exempel behöver du köpa en present till din mamma den 8 mars. Bestäm var du vill göra det och se om du har andra affärer i denna del av staden snart.

Du kanske kan kombinera 3 eller 4 mål samtidigt på ett ställe (gå till banken för att fylla på ditt konto, köpa en nyhet och så vidare). Detsamma gäller affärsmöten. Innan du går till förhandlingar, formulera alla frågor och förslag som du har samlat på dig för samtalspartnern. Det är möjligt att ett telefonsamtal eller lunchmöte räcker för att lösa dem. Och glöm inte att se om du har andra saker att göra där du går.

Du kan prova alla tips vi har gett i den här artikeln, men de enklaste övningarna bör följas först. Till exempel, gör det till en regel att inte ordna om larmet när det ringer. Om 5 eller till och med 10 minuter kommer du inte att kunna sova, men du kan mycket väl komma för sent till jobbet, varefter du kommer att uppleva tidsbrist under hela dagen, och du kommer knappt att kunna göra allt.

I det stora hela finns det inga speciella hemligheter i hur man sparar tid. Här är bara några fler rekommendationer.

• Använd kompetensen hos dina kollegor eller familjemedlemmar. Dela ditt arbete med dem – delegera befogenheter. Den yngre forskaren hjälper dig säkert gärna, och maken (sonen, dottern) klarar helt enkelt grundläggande hushållssysslor, som att ta ut soporna eller köpa bröd.
• Om du bestämmer dig för att göra tidshantering till en livsstil, det är bättre att genomgå utbildning på ett speciellt seminarium eller bjuda in en specialist inom detta område till företaget för att optimera arbetsflödet.

Som en bonus för att läsa den här artikeln, här är ett annat life hack för dig. Minst en gång i månaden, och helst varje vecka, ordna en "ren dag" för dig själv, som du måste spendera utan telefon, kommunikation via e-post eller i snabbmeddelanden. Detta är en prestation av arbetskraft med korta pauser för en paus, under vilka du måste "städa upp" alla fall, om du plötsligt inte hade tillräckligt med tid för något inom en vecka (månad).