Eisenhower Matrix - Använder tiden rätt

I vår vansinnigt snabbt växande ålder verkar det som att tiden inte bara går, utan flyger i hastigheten av ett överljudsflygplan. I en sådan cykel av händelser och dagar, laddad med en mängd affärer och planer, kan vi ofta inte förverkliga ens hälften av det som var planerat. Och jag vill vara i tid till allt. Hur man använder tiden korrekt med Eisenhower-matrisen kommer vi att överväga mer i detalj.

Tid är allt vi har. Bra eller dåligt vi lever vårt liv beror direkt på hur och på vad vi spenderar den tid som tilldelats oss. Och de som drömmer om att kunna göra mycket på sin väg lär sig som regel att hantera sin tid effektivt. Time management (time management) är inget annat än planering. Det är det som hjälper till att sluta oroa sig för den bittra känslan av att tiden är knapp, att den verkligen saknas och på grund av detta inte finns tid att göra någonting.

En gång i tiden tog den berömde amerikanske militären och politiska ledaren Dwight David Eisenhower, som också var USA:s president, på allvar upp sökandet efter en lösning på problemet med effektiv planering. Och han lyckades hitta en lösning på detta problem, han kom till och med på sin egen tidshanteringssystem.

Det råkade bara vara så att den mänskliga hjärnan lättare och bättre uppfattar strukturerad information, det vill säga förs in i ett visst system, uppdelad i hyllor. Samtidigt skulle det vara trevligt att visualisera dessa hyllor, att göra dem visuella till exempel med hjälp av någon form av diagram eller diagram.Det är denna princip för fördelningen av fall som ligger till grund för Eisenhower-matrisen, som är en av de ledande metoderna inom teorin om effektiv tidshantering.

Visualisering av planen för angelägenheter och åtgärder med hjälp av matrisen är mycket enkel. Rita en fyrkant på papper, dela den med två vinkelräta linjer i fyra lika marginaler. Du bör skaffa ett fönster med ett galler i form av ett kors. Dessa fält kommer att dela upp dina angelägenheter i 4 grupper, som var och en kommer att bero på tecken på betydelse/oviktighet och brådskande/icke-brådskande. Fälten som bildas från skärningspunkten av linjer kallas kvadranter (ett matematiskt begrepp) och betecknas enligt följande:

• Kvadrant A (viktiga och brådskande uppgifter);
• B-kvadrant (viktiga men inte brådskande uppgifter);
• S-kvadrant (inte viktigt, men brådskande uppgifter);
• Kvadrant D (oviktiga och icke brådskande uppgifter).

Eisenhower Matrix har både fördelar och nackdelar. Låt oss beskriva båda och börja med fördelarna.

• Trots namnet "matris", vilket antyder något komplext, är systemet faktiskt väldigt lätt att förstå och tillämpa utan några svårigheter.
• Fall, mål och mål är indelade i endast 4 kategorier, detta hjälper till att bättre navigera i dem.
• Fördelningen av uppgifter enligt kriterierna brådskande och betydelse gör att du kan skjuta icke-brådskande och oviktiga ärenden i bakgrunden och därigenom sätta viktiga och brådskande i förgrunden. Så här sker analys och filtrering av fall. De som inte alls behöver lägga tid på är eliminerade.
• Den största fördelen är att matrisen gör det möjligt att göra tidsutgifterna så effektiva som möjligt, vilket i sin tur gör det möjligt att slutföra allt i tid.

Det finns också nackdelar med detta system.

• Matrisen är ineffektiv i långsiktig planering. Det är lämpligt för att utföra aktuella angelägenheter eller de som beräknas för en nära framtid.
• När det inte finns några dagliga mål finns det inget behov av att tillämpa ett sådant system.
• För att använda matrisen effektivt måste du snabbt och exakt fördela målen i grupper. För att göra detta är det nödvändigt att förstå vilka av dem som kan tilldelas den "viktiga" graden, och vilka mål som inte är särskilt viktiga, som måste slutföras omedelbart och vilka är valfria. Sådan träning tar tid, det vill säga matrisen börjar inte "fungera" för dig direkt, men detta är ett minus.
• Och som ett resultat av föregående stycke kan det finnas fel med riktigheten av att tilldela ärenden en viss status.

Låt oss överväga varje kvadrant i matrisen mer detaljerat.

Om du är en mästare på planering kommer A-kvadranten att vara tom. Om det finns fall i det, indikerar detta din dåliga organisation. Du erkänner utbildning i angelägenheter av bråttom jobb och blockeringar. Anledningen till denna bild är som regel lathet.

Eller så kanske du felprioriterar. Naturligtvis är sådana situationer ibland tillåtna, men när detta observeras systematiskt är det helt enkelt nödvändigt att arbeta med personlig självdisciplin. För att undvika "avgörande" av modeflugan i A-kvadranten är det nödvändigt att i tid hantera de uppgifter som anges i de återstående fälten.

Men en liten att-göra-lista i A-kvadranten kan fortfarande göras. Det kan vara:

• hälsoproblem;
• gärningar, vars misslyckande kan provocera uppkomsten av problem, försämra livskvaliteten, hota välbefinnandet i familjen och arbetet;
• fall, vars misslyckande kommer att avsevärt komplicera vägen till att uppnå huvudmålen eller leda till deras misslyckande;
• ut ur olika nöd- och krissituationer.

Om du ändå har många poäng i denna kvadrant, lägg alla dina ansträngningar för att eliminera dem. Och glöm inte att uppfyllandet av vissa punkter från listan över viktiga och brådskande kan återställas, delegeras till en av de betrodda personerna, det är inte nödvändigt att bara bära hela bördan av alla frågor på dig själv.Detta tillvägagångssätt hjälper dig att hantera A-kvadrantens fullhet snabbare.

Observationer visar att människor som föredrar att lösa problem från B-kvadranten blir de mest framgångsrika, klättrar snabbare på karriärstegen, är de mest ekonomiskt välmående, saknar inte tid och lever ett harmoniskt och tillfredsställande liv. Icke-brådskande uppgifter tillhör kategorin de mest lovande och prioriterade, och om en person ägnar sin största uppmärksamhet åt dem, går allt rätt för honom.

Man bör komma ihåg att bristen på brådska i grupp B ibland leder till en försening av genomförandet av de skisserade punkterna, och de migrerar till grupp A, där de redan kommer att kräva ett snabbt svar. Om du löser viktiga, men inte särskilt brådskande uppgifter gradvis och regelbundet, kommer denna process att vara lugn och effektiv. Du måste närma dig den här typen av affärer på ett ansvarsfullt sätt, och bristen på brådska gör det möjligt att fullständigt kontrollera ärendets framsteg, föra alla detaljer till det ideala, tydligt tänka över alla steg och därigenom i slutändan få ett produktivt resultat.

Eisenhower-matrisen lär oss i första hand att prioritera rätt. Det betyder att det viktigaste i planeringen är förmågan att skilja på de viktiga saker som leder dig mot stora mål, från de sekundära. Uppgifterna som måste inkluderas i grupp C är inte viktiga, i huvudsak distraherar de från fallets huvudmål, de bidrar inte till framsteg, utan tvärtom saktar bara ner utvecklingsprocessen. Ofta stör de att koncentrera sig på att uppnå viktiga mål och minskar därigenom effektiviteten i preteritum.

Blanda inte ihop brådskande ärenden från fält C, som är oviktiga, med brådskande ärenden från fält A, som bara är extremt viktiga. Detta leder som regel till att det riktigt viktiga förblir i bakgrunden. Ett levande exempel på en sådan situation kan vara möten påtvingade av någon utifrån, som inte är nödvändiga för dig, eller tomma långa samtal, gå på fester och fester, inbjudningar som kommer från personer som inte är av intresse för dig, vissa hushållssysslor, haveri av hushållsapparater och liknande. Ja, detta måste göras omedelbart, men lösningen av dessa uppgifter är inte en livsnödvändighet, och deras underlåtenhet att uppfylla dem innebär inga problem.

Klasser från denna grupp ger ingenting, tvärtom kan de göra skada. De bör försöka skjutas upp till senare, och det är bättre att ignorera dem helt och hållet. Men du måste känna fienden från synen - du bör verkligen göra en lista över sådana "skadedjur" i fält D, eftersom det är just dessa aktiviteter som "äter upp" vår tid. Det är dessa fall som är så frestande och attraktiva för många människor för sin enkelhet och lovar att ge avkoppling och nöje, att tillbringa tid i söt lycka.

Sådana egenskaper hos dessa "fall" skapar en enorm frestelse att ta itu med dem i första hand, och låt, som de säger, hela världen vänta. Det kan vara extremt svårt att ta sig ur virveln av sådana pseudofall, eftersom de drar på en person väldigt mycket. Men försök att förstöra vanan att engagera sig i dem kan inte överges.

Dessa aktiviteter inkluderar:

• samtal om ingenting, tomma, meningslösa samtal (både på telefon och personligen);
• samma som konversationerna från föregående stycke, korrespondens i snabbmeddelanden, sociala nätverk, alla typer av chattar;
• titta på filmer, serier, TV-program som inte bär en semantisk belastning, distrahera från allvarliga problem och affärer som orsakar olika negativa känslor;
• dator- och andra (ej pedagogiska) spel.

Vila för kropp och själ behövs utan tvekan, men det finns många andra användbara sätt att träna på:

• läsa kvalitetslitteratur;
• besök på utställningar, teatrar och museer;
• spel som utvecklar intelligens;
• klasser i pool, gym, resor till skridskobanor, utflykter till naturen, resor mm.

Om du inte helt kan utrota skadliga aktiviteter från grupp D från ditt liv, så måste du försöka åtminstone fördröja dem, uppmärksamma dem först när saker från grupp A och B är klara. Men försök att minska tiden spenderas på "tomma" aktiviteter så mycket som möjligt ...

Det är stor sannolikhet att hänföra ärendet till en olämplig grupp. Detta är huvudproblemet i att bygga hierarkin för våra prioriteringar. För att göra det lättare att hantera det måste du lära dig att svara på två frågor med två ord - "ja" eller "nej". Till exempel: "Kommer att slutföra det här ärendet hjälpa mig att komma närmare mitt huvudmål?" Svaret "ja" betyder fallets betydelse, svaret "nej" betyder oviktighet.

"Om jag inte löser det här problemet nu, kommer det att förlora sin relevans i morgon?" Svaret "ja" betyder att frågan är brådskande, svaret "nej" är inte brådskande. Efter att ha bestämt kategorin för varje lektion på detta sätt, gör först och främst saker från grupp A och sedan från grupp B.

Den bästa tiden att skapa en matris är att börja en ny dag. Fundera noga på vilka uppgifter som ligger framför dig inom en snar framtid och skriv ner dem i form av en vanlig lista. Testa sedan var och en med ovanstående frågor och placera dem i rutorna enligt svaren. Glöm inte att nämna de minsta och mest obetydliga sakerna som bara slösar bort vår tid.

Det totala antalet uppgifter bestämmer du själv. Efter att ha delat upp ärendena i lämpliga kategorier kan du skriva i en anteckningsbok eller skapa i telefonarrangören en vanlig bekväm lista i fallande ordning efter brådska och vikt, så att de första på listan är fall från grupp A, andra från B, tredje från C, och från D behöver du inte skriva ner det alls. Kom ihåg att uppgifter från Grupp A och C måste delegeras till familj, vänner, kollegor eller underordnade. Men grupp B - det är de saker som är viktiga att göra på egen hand.

Alla som behöver det kan använda Eisenhower Matrix. Det är bra eftersom det kommer att vara lika användbart för alla, oavsett ålder och social status: cheferna för organisationer och företag, och vanliga arbetare och anställda, och hemmafruar, och studenter och barn som studerar i skolor.

Låt oss titta på ett exempel på hur Eisenhowers dagliga rekord kan se ut.

En grupp brådskande och viktiga ärenden:

• kör bilen till bensinstationen för reparation, eftersom jag behöver den för jobbet;
• lämna in en kvartalsrapport;
• hantera problemet med ett bankkort.

Gruppen är inte brådskande, men viktiga frågor:

• utveckla ett nytt tema och beskriva huvudriktningarna för det nya projektet;
• sluta röka;
• lär dig engelska;
• köp ett gymmedlemskap.

En grupp av brådskande, men inte viktiga frågor:

• gå till årsdagen av San Sanych från den juridiska avdelningen;
• gratulera alla på sociala nätverk på vårens första dag.

En grupp icke-brådskande och oviktiga fall:

• rensa upp garderoben;
• demontera saker på mezzaninen;
• se serien;
• leka med papegojan.

Eisenhower Matrix kan jämföras med ett reningssystem, ett filter som låter dig bli av med onödiga saker. Till en början kan du behöva komponera den dagligen, men med ackumuleringen av erfarenhet kommer du att börja känna på intuitionsnivå vilken verksamhet som tillhör vilken kategori. Och så fort ett sådant tidshanteringssystem bemästras, och du lär dig att använda det effektivt, samt att korrekt fördela ärenden i kvadranter, kommer du omedelbart att känna en våg av frihet.Du kommer att börja hinna göra allt i tid och samtidigt inte skynda dig, ditt liv kommer att återgå till det normala, mål som verkar ouppnåeliga kommer plötsligt att börja uppnås. Och du kommer att garanteras närvaron av utmärkt kondition och högt humör, energi och livlighet.

Disciplin är grunden för framgång. Visst har du uppmärksammat sådana människor som inte har sådana egenskaper, de befinner sig i en oändlig virvelvind av oändliga "affärer", hela tiden gör något tomt, meningslöst, men, enligt deras uttalanden, är det omöjligt viktigt. Och åsynen av dessa människor är ständigt trötta, utslitna, vilsna, olyckliga. De är alltid irriterade, kinkiga och rastlösa.

Om du inte vill vara så och inte bara vill väcka sympati och medlidande hos människor, så måste du agera enligt principen om motsatsen. Om allt händer för dem, och du vill ha motsatta resultat, måste du agera på motsatta sätt. Nämligen: att sätta ordning på disciplin, behärska teknikerna för självorganisering, hålla sig till tydliga planer, scheman och regimer, tydligt förstå när och vad man ska göra, och viktigast av allt, vad är allt detta för, vad är målet. Och Eisenhower-matrisen kommer att vara en utmärkt assistent för dig i dessa frågor.

När allt kommer omkring är det inte för inte som dess grundare, vars namn hon bär, kunde bygga en så svindlande karriär och bli en av det amerikanska folkets mest kända och älskade presidenter, såväl som en mycket framgångsrik militär ledare. Och allt detta trots att denna store man föddes i en fattig familj. Du kan lugnt ta ett exempel från sådana människor och använda verktygen de har uppfunnit.