Affärskultur

Affärskommunikationsförmåga är avgörande för en framgångsrik karriär inom alla områden: framgång inom företagskommunikation kommer till stor del att bero på vardagliga kommunikationsförmåga, men den professionella sfären har sina egna detaljer. Affärskultur handlar om hur du interagerar med kollegor, chefer, underordnade och partners, samt vissa regler. Det är mycket viktigt att bygga upp kommunikationen beroende på situation, mål och mål, samt att snabbt kunna anpassa sig till föränderliga situationer.

Kommunikativ kultur är ett vidare begrepp än en uppsättning talhandlingar. Den består av många komponenter. I kulturen för affärskommunikation är utseendet av stor betydelse: det bör motsvara ditt verksamhetsområde och en specifik situation.

Det finns vanligtvis en uniform för att arbeta med kunder, en kostym för att arbeta på ett kontor, personer från kreativa yrken klär sig på ett visst sätt, och de som har chefspositioner måste betona sin status med kläder och accessoarer. Det kan tyckas att utseende inte är direkt relaterat till affärskommunikation. Det är dock det första intrycket du gör som avgör samtalspartnerns inställning till dig. Om detta intryck är negativt måste du i dialogprocessen spendera mycket energi för att rehabilitera dig själv.

Icke-verbalt språk är lika viktigt i kommunikation. Dina ställningar, gester och uppförande är mycket viktiga ur en psykologisk synvinkel. Försök att hålla dina ansiktsuttryck diskreta nog. Gester är mycket viktigt, men det bör vara måttligt och inte alltför intensivt.

Om du är på humör för en partnerdialog är det bäst att välja en öppen pose.Du kan försöka att diskret anpassa dig till samtalspartnerns ställning. För att undvika att bli uppfattad med aggressivitet bör ögonkontakten bara ta några sekunder. Att sitta vid förhandlingsbordet ska inte vara direkt mitt emot samtalspartnern, utan lite från sidan.

Vad du säger spelar lika stor roll som hur du säger det. Det är mycket viktigt att ha tillförlitlig information, kunna arbeta med fakta och kompetent bygga upp innehållet i diskussionen.

Att välja ord, intonation, hållning och gester är viktigt för en specifik situation, eftersom olika beteenden i olika fall är lämpliga. Kulturen för affärskommunikation, beroende på situationen och de eftersträvade målen, kan delas in i flera typer:

• Mentortypen innebär uppbyggelse... Det här alternativet är typiskt för utbildningsprocessen för praktikanter, för utbildnings- och vetenskapliga evenemang, för att förklara för underordnade av enskilda arbetsmoment, såväl som när du arbetar i ett team med kollegor, om du är specialist inom det område där de är mindre bevandrad. Mycket ofta byggs sådan kommunikation i form av en monolog, men i modern affärskommunikation anses dialog vara mer att föredra: även i inlärningsprocessen, försök att involvera samtalspartnerna i diskussionen och lyssna på deras synpunkter.
• Motiverande typ syftar till att intressera en person i ett projekt, övertyga honom om ändamålsenligheten i det här eller det arbetet, hjälpa anställda att tro på sig själva och känna sig mer självsäkra i varje ny eller helt enkelt svår uppgift. För att lyckas, försök att undvika vanliga fraser och klichéer. Det bästa är att föregå med ett personligt exempel, berätta din egen historia och med dina egna ord förklara vad som exakt lockar dig till ett visst projekt.
• Konfronterande typ en kommunikativ kultur provocerar samtalspartnern att invända mot dig, att inte hålla med om din åsikt. Denna typ inkluderar ett antal tekniker som används i händelse av en intressekonflikt. Oftast är en konfrontationssituation typisk för förhandlingar, såväl som för att öka uppmärksamheten när man arbetar med en passiv, inert publik.
• Informationstyp den mest neutrala - inom dess ram kan du helt enkelt förmedla den eller den informationen till lyssnaren. Försök att undvika att förväxla informationstyp med andra. Om målet är att informera samtalspartnern behöver du inte försöka föreläsa honom, smitta honom med din entusiasm eller hamna i konflikt. I det här fallet är det nödvändigt att presentationen var begriplig - för detta, försök att anpassa sig till samtalspartnern och förklara allt med hjälp av exempel som han förstår.

De flesta viktiga frågor relaterade till yrkesverksamhet avgörs i processen för personlig kommunikation. För sällskapliga och öppna människor som vet hur man korrekt presenterar all information (genom gester, ansiktsuttryck och intonation) är detta mer ett plus än ett minus. I personlig affärskommunikation spelar inte innehållet i diskussionen någon nyckelroll, det viktigaste är att etablera kontakt och korrekt ange din ståndpunkt.

Personlig kommunikation kan bestå av ganska långa monologer eller tvärtom av mer eller mindre korta fraser. I båda fallen är det mycket viktigt att inte bara presentera information, som om du skulle skriva en synopsis, utan att förmedla den till en specifik samtalspartner, anpassa sig efter honom. Innan du förhandlar, skriv ner de viktigaste punkterna du vill diskutera, men memorera aldrig tal - det är nödvändigt att ändra karaktären på berättandet, sekvensen, exemplen (beroende på lyssnarnas reaktion).

På samma sätt behöver du arbeta med intonation och gester. Om du tappar uppmärksamheten från den andra personen, gör talet mer känslosamt. Om du känner en oönskad konfrontation med din partner, försök att kopiera personens ställningar och gester.Det är mycket viktigt att inte vara alltför återhållsam, annars blir presentationen av information tråkig, och du kommer att ge intrycket av en osäker person.

Under ett personligt samtal måste du ofta ta svåra beslut spontant. Om förhandlingsprocessen inte tar upp ämnen som du förväntade dig är det mycket viktigt att behålla lugnet. Försök att inte överreagera på problem, svara alltid lugnt. Om du inte direkt kan avgöra vilket beslut du ska ta kan du alltid ta dig lite tid att tänka och väga fördelar och nackdelar i en avslappnad miljö.

Många problem löses nu via telefon. Vanligtvis handlar det om mindre förtydliganden av eventuell information eller organisatoriska frågor: till exempel vid ett telefonsamtal anger kollegor ofta namn och exakta nummer, bokar tid, ger eller tar emot uppdrag. Långa telefonsamtal sker vanligtvis endast i de fall det inte finns möjlighet att träffas personligen... Samtidigt används allt oftare videosamtal för mer komplett kommunikation, som har sina egna detaljer.

För ett framgångsrikt telefonsamtal som påverkar arbetsmomenten måste följande nyanser beaktas:

• Om du ringer någon är det viktigt att fråga om personen är bekväm med att prata nu. Att ringa utanför kontorstid är inte en fråga om etikett i de flesta företag (såvida det inte finns ett separat avtal).
• Var medveten om att det kan förekomma störningar i kommunikationen – eller att bakgrundsljud kan störa samtalet. När du pratar i telefon är det viktigt att prata så tydligt som möjligt och inte för snabbt.
• Bygg ditt tal så att det är så specifikt som möjligt och uppfattas precis som du tänkt dig. I processen för personlig kommunikation spelar ansiktsuttryck och gester en mycket viktig roll - detta gör att du bättre kan förstå samtalspartnerns tips, antydningar och baktankar. När du pratar i telefon berövas du denna möjlighet.
• Försök att diskutera nödvändiga frågor över telefon så kort som möjligt. För svåra förhandlingar eller tvetydiga diskussioner är ett telefonsamtal sällan lämpligt, så det är viktigt att bara ange det viktigaste. Detaljer diskuteras bäst personligen eller med hjälp av video.

Videosamtal i modern företagskultur börjar nu användas allt oftare. För det första hjälper de till att upprätthålla kontakten med partners från olika länder och förhandlar så effektivt som möjligt. För det andra arbetar många nu hemifrån på distans, och videosamtal gör det enkelt att lösa eventuella problem.

Om du står inför sådana affärssamtal är det viktigt att vara uppmärksam på följande:

• Ditt utseende kommer att göra stor skillnad. Även om du är hemma, försök att klä dig på ett affärsmässigt sätt.
• Hitta en plats i huset där bakgrunden är mer eller mindre neutral. I bakgrunden finns ett kök, en fungerande TV eller barn som leker, detta kan störa lösningen av affärsproblem.
• Många använder nu hörlurar, men det är värt att komma ihåg: de låter dig höra samtalspartnern bättre, men de garanterar inte att samtalspartnern hör dig bra om du talar genom buller. Om du löser företagsproblem hemifrån, be din familj att vara tyst eller bara sitta i ett separat rum.
• Framför kameran är det extra viktigt att styra sina egna gester och ansiktsuttryck. Kommunikationsproblem är vanliga, bilder kan laddas långsamt och eventuella olyckliga ansiktsuttryck kan framhävas.
• Om du diskuterar allvarliga frågor som kräver register eller dokumentation framför dina ögon, förbered allt detta i förväg (innan du ringer) och vidarebefordra det nödvändiga materialet till din samtalspartner.

Många frågor i organisationer löses nu genom korrespondens.En av fördelarna med sådan affärskommunikation är den strukturerade informationen. Om du under färd med livekommunikation inte kan uppmärksamma vissa punkter som är viktiga för samtalspartnern (eller helt enkelt glömma den nödvändiga informationen), kommer det att vara möjligt att ta hänsyn till alla nyanser i skriftlig form.

Om du kommunicerar mycket med kollegor och brevvänner är det väldigt viktigt att kunna skriva rätt. Textredigerare korrigerar inte alltid grammatiska fel korrekt, så du bör inte lita på dem helt och hållet - om du inte är säker på hur man stavar ett ord, kontrollera dig själv med en ordbok. Var försiktig när du skickar textmeddelanden från telefoner och surfplattor - med auto-typing kan dina ord ersättas av andra, och ditt budskap är helt enkelt meningslöst.

Många anser att affärskorrespondens är en enklare sysselsättning än liveförhandlingar - det finns faktiskt alltid tid att tänka på ett meddelande, och under en riktig dialog måste du svara spontant. Nackdelen är dock att man inte får en spontan reaktion från samtalspartnern, och det är en viktig psykologisk aspekt.

För mer information om kulturen för affärskommunikation, se nedan.