Finesserna i affärskommunikation via telefon

Konsten att affärskommunikation är en viktig aspekt av förhandling och har inte förlorat sin relevans på många år. Intensiteten i affärskommunikation via telefon ökar från år till år. Och med utvecklingen av mobil kommunikation håller det på att bli ett av de viktigaste kommunikationssätten. Det är viktigt att känna till krångligheterna och reglerna för affärskommunikation för att träna telefonsamtal.

Telefonen spelar en viktig roll i den moderna världen, eftersom den hjälper oss att kommunicera med familj, vänner, kollegor, ledning och affärspartners.

Så, under ett samtal med en viss krets av människor, tillämpar en person lämplig kommunikationsmetod och kommer till exempel aldrig att föra en dialog med sin chef, som med en nära vän. I denna situation tillämpas en mer formell typ av kommunikation.

Affärsetikett bör också användas av anställda som genomför opinionsundersökningar, tar emot samtal från kunder eller genomför telefonförhandlingar. Ofta är det framgångsrika telefonsamtal som blir nyckeln till goda affärsrelationer. Och även företagets image kan helt bero på medarbetarnas förmåga att föra kompetenta dialoger över telefon.

Numera sker de flesta samtalen via mobila enheter. När du använder detta kommunikationsverktyg måste du följa vissa regler.

• Stäng alltid av din telefon eller ställ in den att vibrera vid ett affärsmöte med en kund, i en biograf eller på ett seminarium.
• En mobil enhet är känsligare för ljud än en fast telefon. Därför, i en situation där det är nödvändigt att föra en personlig konversation utan inblandning utifrån, kan du helt enkelt tala tyst, och samtalspartnern kommer säkert att höra dig.

• Sätt inte en för hög ringsignal på din telefon. Han kan skrämma andra.
• Försök att hålla det kort. I närvaro av tredje part bör samtalet inte pågå längre än 30 sekunder, annars finns det risk för att se oartigt ut inför en person. Om det finns giltiga skäl för ett telefonsamtal, till exempel en anhörigs sjukdom eller en större transaktion, bör de närvarande underrättas om situationen.
• Undvik telefonsamtal under en affärslunch. Om det finns ett akut behov av att svara på samtalet, bör du lämna bordet och prata på en mindre trång plats.

Etisk telefonkommunikation är avgörande för att ett företag ska fungera effektivt. Kulturen för telefonsamtal är en speciell typ av affärskommunikation. Kunskap om etikettreglerna kommer att bidra till att stärka affärsrelationer och öka lönsamheten i organisationen.

• Det är nödvändigt att hälsa den person som telefonsamtalet kommer upp med. De mest lämpliga fraserna för detta är de fraser som är kopplade till tiden på dagen ("God morgon", "God eftermiddag" eller "God kväll").
• Under ett servicetelefonsamtal är det viktigt att övervaka din egen intonation. För att inte alienera samtalspartnern måste du tala artigt och lugnt och undvika onödiga känslor.

• Efter hälsning rekommenderas att du presenterar dig och anger ditt namn, titel och organisation.
• Om du ringer en person är det alltid värt att klargöra om det är bekvämt för honom att prata för tillfället.
• Etiska normer kräver att du lyfter telefonen efter andra eller tredje ringsignalen.
• Under samtalet ska du inte röka, äta eller dricka.
• Om den som ringer är intresserad av en annan anställd i organisationen måste konversationen omdirigeras till honom eller slå på väntefunktionen.
• I en situation där du gjorde ett felaktigt nummer måste du be om ursäkt till samtalspartnern och omedelbart säga adjö utan att ställa onödiga frågor.
• Ring aldrig tidigt på morgonen, under din lunchrast eller innan dagen är slut.
• Sekreteraren eller assistenten kan ringa eller svara på samtal istället för chefen.

• Du kan ringa din partner eller klients personnummer endast under förutsättning att han själv har gett dig sina kontakter. Men på helger och helgdagar är sådana samtal förbjudna.
• Det finns tillfällen då en konversation avbryts på grund av en dålig anslutning. I den här situationen ska den som ringde först ringa tillbaka.
• Dra inte ut konversationen. En lång konversation kan bli tråkig och förbittrad. Om kommunikationen har försenats, och syftet med samtalet inte har uppnåtts, kan du ringa tillbaka kunden nästa dag eller ordna ett personligt möte.
• Efter slutet av samtalet rekommenderas att tacka samtalspartnern och artigt säga adjö till honom, efter att ha frågat om han har några frågor. Denna enkla åtgärd kommer att fullborda konversationen och uppmuntra ytterligare samarbete.

Du bör noggrant förbereda dig för ett telefonsamtal och utföra ett antal specifika åtgärder. Låt oss ta en närmare titt på huvudpunkterna.

• Det är värt att ringa samtalspartnern först efter att en tydlig konversationsplan har upprättats. För att utesluta mindre detaljer kan du göra grafiska eller schematiska skisser.
• Skriv ner viktiga frågor att komma ihåg att ställa när du förhandlar.
• Förbered dokument som du kan behöva i kommunikationsprocessen (korrespondens, rapporter, kontrakt).

• I förväg, ta reda på från samtalspartnern en lämplig tidsperiod för att ringa ett samtal.
• För att registrera den mottagna informationen, förbered en anteckningsbok eller dagbok.
• Ta reda på den allmänna listan över personer som kommer att delta i konversationen för att tilltala dem med namn och patronym.
• Innan du slår numret, försök att ställa in ett positivt humör, då bör ditt känslomässiga tillstånd naturligtvis orsaka samtalspartnerns disposition.
• När du gör ett telefonsamtal, överväg säkerheten för kommunikation på kontoret, eftersom värdefull information kan falla i händerna på konkurrenter.

Det finns också punkter som bör tas bort och inte tillåtas i det kommande telefonsamtalet.

• Det finns inget behov av att diskutera affärsfrågor med en obekant eller slumpmässig person. Bättre att boka ett möte personligen.
• Det rekommenderas inte att kräva beslut av en person som inte har befogenhet att göra det eller anser något annat. Han kan ge sitt samtycke per telefon, även om han kommer att motsätta sig detta beslut.
• Du bör inte uttala förfrågningar om du inte är säker på att samtalspartnern håller med dig och vill hjälpa till.

Telefonens roll i affärskommunikation är tvåfaldig. Mycket ofta distraherar det från brådskande uppgifter som utförs under dagen, men påskyndar samtidigt lösningen av många uppgifter. Det är därför det är nödvändigt att lära sig principerna för telefonsamtal som bidrar till att de används mer effektivt.

Det är mycket viktigt att behärska tekniken för affärskommunikation för anställda, vars detaljer är i telefonsamtal med potentiella kunder. Många företag försöker etablera kontakt med den som ringer från de allra första orden för att göra honom till en riktig kund.

Företag konkurrerar på olika sätt för att locka kunder. Ett viktigt steg i marknadsföringen av tjänster är försäljning via telefon, och därför måste chefer korrekt och taktfullt föra dialoger med kunderna, annars kommer lönsamma kontrakt att gå till konkurrenterna.

Följande tips kan hjälpa dig att lyckas med dina affärstelefonsamtal.

• Det rekommenderas att du ringer den person som har gett dig någon användbar tjänst. Tacksamma ord är mycket viktiga för framtida samarbete.
• Le alltid när du för ett samtal. Ditt leende och din optimism kommer säkert att kännas av prenumeranten.
• Under förhandlingsprocessen, försök att förutsäga samtalsförloppet för samtalspartnern.
• Använd aldrig svordomar eller vardagsspråk. Detta strider mot kommunikationskulturen.
• Använd uttryck och termer som den som ringer förstår.
• Täck inte över luren med handen när du pratar parallellt med någon. Således manifesteras respektlöshet för samtalspartnern.
• Förklara din position med tillförsikt och noggrant, eftersom noggrannhet är en artighet av kungar.

• Det är viktigt att förhandla snabbt, svara på frågor utan dröjsmål eller förvirrande förslag. En paus kan motiveras endast när specialisten är upptagen med att leta efter den dokumentation som behövs för förhandlingar. Om pausen är förlängd har personen all rätt att avbryta kommunikationen.
• I ögonblick av telefon, verklig eller virtuell kommunikation måste du vara extremt artig. Att skrika och prata med hög röst anses vara ett brott mot etiken.
• Säg adjö till samtalspartnern korrekt, eftersom det skickliga slutet av samtalet inte är mindre betydelsefullt än huvuddelen av dialogen. Du kan ge samtalspartnern möjlighet att vara den första att lägga på. Därmed avslutar du samtalet på en vänlig våg.

Naturligtvis måste du ha bra diktion för att kommunicera framgångsrikt i telefon.För att göra ditt tal mer uttrycksfullt och din röst tilltalande, använd lektionerna i följande video.