Affärsetikett och etik

Den nuvarande affärsverkligheten är att endast 15 % av medelstora och stora entreprenörer som försöker stärka sin position på marknaden uppnår målet. Det är av denna anledning som relevansen av affärsetikett multipliceras, eftersom bristande efterlevnad av dess normer, av ett antal andra skäl, ofta leder till att användbara affärsrelationer brister.

I en vid tolkning är etik en uppsättning allmänna attityder som syftar till att reglera sociala relationer. Följaktligen tar affärsetik upp frågor relaterade till den accepterade ordningen och stilen för interaktion inom affärsområdet.

Detaljerna i de etiska aspekterna av affärsrelationer är affärsetikett, inklusive t.ex. förhandlingsförfarandet, regler för företagsuppförande, affärstraditioner och ritualer, element av underordning, sätt och stilar för kommunikation och skrivande, samt frågor om korrekthet i hanteringen av partners och affärskollegor.

Vikten av etik och etikett, som en integrerad del av den, ligger i det faktum att det regelverk som har uppstått till följd av långvarig praxis i hög grad förenklar kommunikationen, skapar ett begripligt och allmänt tillgängligt sammanhang i affärssfären som möjliggör dig att korrekt uppnå mål och avsevärt spara tid.

Vi talar med andra ord om en speciell algoritm för att lösa affärsproblem, som gör det möjligt att rationellt och i konfliktfri form sätta och framgångsrikt uppnå de önskade affärsmålen. Kompetensnivån i denna algoritm gör att man kan dra direkta slutsatser om graden av professionalism hos en affärspartner eller motståndare i en affärstvist.

I detta sammanhang är det viktigt att följa följande grundläggande principer:

• punktlighet överallt och i allt;
• efterlevnad av informationssäkerhet;
• förnuftig altruism;
• gynnsam image som motsvarar affärsmiljön;
• Korrekt muntligt och skriftligt språk;
• efterlevnad av reglerna för affärstalskultur.

Typerna av affärskorrespondens är varierande och, med en viss grad av konvention, kan de delas in i två huvudtyper:

• mellanstatlig - mellan statliga organisationer, utländska representationer och tjänstemän (olika anteckningar, promemorior och andra former) - delar av diplomatiska förbindelser;
• kommersiell - Brev av halvofficiell status som används inom området för affärsrelationer mellan institutioner och organisationer.

Stilen att skriva ett servicebrev har, trots de språkliga och vissa traditionella skillnaderna, en viss gemensam grund och en grupp riktlinjer utvecklade av den etablerade praxisen. Till exempel är ett antal protokollkrav, som bestäms av positionen för avsändaren och adressaten, baserade på de initiala inställningarna för ömsesidig respekt och korrekthet. Därför, oavsett vilken typ av dokument, strukturellt sett måste det nödvändigtvis innehålla följande element:

• överklagande (mottagarens officiella status);
• komplimang (artiga slutet av brevet);
• signatur;
• datum (dag, månad, år och plats för att skriva meddelandet);
• avsändarens adress (efternamn, jobbstatus, adress placeras längst upp eller längst ned på första sidan i brevet).

Dessutom finns det ett antal bestämmelser som är direkt relaterade till brev:

• affärsbrev anges på blanketter eller pappersark uteslutande på framsidan;
• sidorna är numrerade med arabiska siffror;
• meddelanden är fyllda med tryckt text;
• raderingar och korrigeringar i dokumentets brödtext är oacceptabla;
• dokumentet viks med text inåt;
• väntetiden för svar på ett brev är högst tio dagar.

Ett affärsbudskap bör ha en uttalad målinriktning och innehålla en fråga, och hela innebörden av texten ska helt och hållet följa dess innehåll, vare sig det är ett avtalsförslag, en kommersiell förfrågan eller bara relevant information.

Klassificeringen av affärsbudskap är varierande och beror på deras funktionella och målinriktning. Till exempel är bokstäver:

• meddela;
• liknar;
• inbjudningar;
• informationsrecensioner;
• order;
• medföljande;
• andra typer.

I kommersiell korrespondens är det mest typiska:

• förfrågningar;
• förslag;
• order;
• klagomål;
• garantibrev.

Som en av formerna för affärskommunikation, i strikt mening av definitionen, är brev indelade i 2 typer - företag och privat-tjänstemän.

Affärer inkluderar korrespondens som cirkulerar mellan organisationer och institutioner. Ett privat-officiellt brev är ett meddelande som skickas till en institution av en privatperson, eller, omvänt, av en institution - till en privatperson.

Det finns ett antal regler för att sköta affärskorrespondens.

• Brevet bör stimulera uppkomsten av affärsintresse hos mottagaren, tydligt och på grundval av övertygande bevis, visa fördelarna med partnerskapet och olämpligheten i att bryta partnerskapet. Texten ska ha en incitament, motiverande karaktär att samarbeta.
• Överdrivna personliga känslor i ett affärsbrev är inte det bästa sättet att bevisa ditt fall och lösa problemet.
• För att undvika att överbelasta och täppa till brevets text bör du undvika alla figurativa jämförelser, metaforer, allegorier och överdrifter.
• För en tydlig och koncis presentation av ämnet är det bättre att använda enkla meningar, undvika detaljer och överdrivna detaljer. Huvudidén med meddelandet bör stödjas av extremt relevanta argument, som vanligtvis placeras i bilagor till brevet (diagram, grafer, digitala data).
• I texten ska stycken markeras, som var och en, representerar en självständig tanke, börjar på en ny rad.

• I ett företagsskrivet meddelande bör du inte använda beskrivande adjektiv, onödiga förtydliganden och detaljer. I slutet av skrivandet är det lämpligt att kontrollera dokumentet och eliminera fraser som inte bär det faktiska semantiska innehållet.
• Läskunnighet är en grundläggande del av text. Förekomsten av stavfel och andra fel i meddelandet är oacceptabelt.
• Ämnet för brevet krävs. Ämnet i dokumenten ska reflekteras kort och koncist, detta sparar tid vid läsning och karaktäriserar avsändaren positivt. Om brevet skickas med e-post och innehåller särskilt viktig information bör du förse det med en särskild "flagga" som finns i den elektroniska tjänsten.
• God läsbarhet av texten tillhandahålls av Arial- eller Times New Roman-typsnitt med medelstor teckensnitt. Vid behov är kursiverade eller fetstilta nyckelidéer tillåtna.

• I texten är det användbart att använda underrubriker (3-4), som ger en lättare förståelse av den presenterade texten.
• Uppräkningar, listor och listor utformas bäst med hjälp av speciella markörer.
• En företagsmall (diagram) är en utmärkt indikator på effektivitet och objektivitet i affärskommunikation. Det är särskilt lämpligt i företagsaspekten, eftersom det låter dig sticka ut i ett gynnsamt ljus och respektera den formalitet som krävs.

Strukturen i ett affärsbudskap är typisk. Traditionellt innehåller den:

• introduktion;
• huvud delen;
• slutsats.

Inledningen sammanfattar syftet med brevet. Huvuddelen beskriver kärnan i frågan. Avslutningsvis är det önskvärt att sammanfatta huvuddelens innehåll, till exempel i form av slutsatser. "Efterskrift" och olika typer av fotnoter är oönskade.

Sammanfattningsvis är fraser som liknar manipulationer i form olämpliga, som: "Jag hoppas på ett ömsesidigt fördelaktigt partnerskap" och så vidare. Det är bättre att säga adjö i ett affärsbrev med enkla fraser - "Vänliga hälsningar", "Med vänliga hälsningar" och så vidare.

Längst ner i meddelandet anges: fullständigt namn, jobbstatus, företagsnamn och en signatur. Kontakttelefonnummer anges också.

Tabeller och diagram bifogas som en separat fil (paket), vilket anger detta i slutet av brevet. Om det finns en grupp av bilagor, så anges deras lista med namn.

Du kan bara använda förkortningar och speciella förkortningar om du är säker på att mottagaren definitivt kommer att förstå dem.

För att ge texten större logisk stringens och konsistens i affärsvokabulär, används följande talmönster som bindemedel:

• av denna anledning;
• baserat på ovanstående;
• på grund av detta;
• enligt uppgifterna;
• Baserat på det här;
• Med tanke på;
• Övrig.

I det virtuella rummet är affärsinteraktion, som representerar kommunikation i miniatyr, specifik och kräver inte mindre att de relevanta etikettreglerna följs. Kompetent arbete med att skriva, i enlighet med praxis, innebär implementering av följande anteckningar avseende volym, språknormer, struktur och format.

• Formeln för ämnet måste absolut överensstämma med ämnet som anges i texten. Detta gör att du snabbt kan ställa in läsaren till önskad affärsstämning.
• Den optimala volymen av ett dokument som skickas via e-post passar in i "en skärm", med den maximala textvolymen - ett ark i A4-format.
• Den optimala storleken på bilagor är inte mer än 3 MB.
• Det rekommenderas att "packa" de skickade filerna i standardarkiv med Zip- eller Rar-kodning. Andra blockeras ofta under överföringen.
• Hyperlänkar bör vara standard (blå, understruken nedan).
• Svaret till adressaten ska placeras överst, i början av brevet och inte längst ner. Detta sparar pennpartnern från onödig och påtvingad rullning av föregående text.

• Det är nödvändigt att använda brevets språk som partnern förstår så mycket som möjligt. Frågan om lämpligheten av att använda professionalism, intern företagsvokabulär, slanguttryck och förkortningar (särskilt i extern korrespondens) i meddelandet avgörs separat, beroende på korrespondenspartnernas sammanhang och egenskaper.
• Det är viktigt att informera din partner om mottagandet av hans meddelande - detta är ett tecken på gott uppförande och en del av affärsetiketten som visar respekt för honom.
• Svaret bör vara så snabbt som möjligt. Om det av någon anledning inte är möjligt att svara snabbt, bör partnern meddelas om mottagandet av sitt brev och ange tidpunkten för svar. En etisk och bekväm paus innan du ger ett svar är 48 timmar efter att du fått ett meddelande. Efter denna tid tror personen vanligtvis att meddelandet har gått förlorat eller att det ignoreras. Överdriven paus i korrespondensen är ofta förknippad med risken att förlora en partner och tolkas i affärer som ett brott mot etiska normer.
• I slutet av meddelandet ska du placera kontaktuppgifterna som anges i alla brev utan undantag, oavsett ordning på utskicket.
• Det är viktigt att vara särskilt uppmärksam på integritetsfrågor vid överlåtelsen.

För mer information om affärskorrespondensetik, se nästa video.