Sammanfattning

Tips för att skriva ett sekreterare CV

Innehåll

Vad gör en specialist?
Strukturera
Vad behöver inte specificeras?
Hur skriver man ett följebrev?
Prover

Bolagssekreteraren tar på sig uppgiften att organisera arbetarkollektivets och i synnerhet chefen för företaget. Detta är en assistent till chefen för företaget, så det är ganska stränga krav på kandidater för denna lediga tjänst. Låt oss uppehålla oss mer i detalj vid frågorna om att upprätta ett framgångsrikt CV för en sekreterareposition.

Vad gör en specialist?

Varje sekreterares arbete kräver skickligheten att snabbt byta från en typ av arbetsaktivitet till en annan. Denna person utför en mängd olika uppgifter, men alla syftar till att hjälpa företagets verkställande direktör i hans arbete, samt att spara hans arbete och personliga tid. Traditionellt inkluderar denna specialists jobbfunktioner kontorsarbete, arbete med en telefon, mini-automatisk telefonväxel och kontorsutrustning, omfördelning av samtal, samt anordna möten, tjänsteresor och en del annat arbete.

Receptionist ansvarar för initial mottagning av kunder och besökare, kommunikation per telefon, mottagning av fax, samt servicestöd av chefens förhandlingar.
Administratörens arbetsuppgifter inkluderar organisationen av den mest effektiva interaktionen mellan företagets anställda, upprätthålla ordning i kontorsutrymmet, serva kontorsutrustning, förse företagets kontor med alla nödvändiga pappersvaror och hushållsartiklar.
Arbetsuppgifterna för en personlig assistent chef är något annorlunda. Denna specialist är alltid medveten om kommande evenemang.Det ligger på hans axlar som schemaläggningen av chefens arbetsmöten, fullgörandet av hans personliga uppdrag och många andra uppgifter, som vanligtvis förhandlas individuellt i varje fall, faller.
Domstolsskrivare vanligtvis kopplad till en domare - den här anställde deltar i domstolssessioner och utför allt nödvändigt dokumentärarbete. Rättssekreteraren sysslar med att arkivera dokument, överföra material till kontoret, föra protokoll från rättegången samt att skicka kallelser. Kraven för denna tjänst är mycket höga: den anställde måste ha en högre juridisk utbildning och yrkeserfarenhet på minst 2 år.
pressekreterare övervakar frågorna om varumärkespresentation, interagerar med media, sammanställer ett urval av relevanta nyheter. Den personliga assistenten accepterar all korrespondens, förbereder alla affärspapper för företagets första person, samlar in information på ett eller annat sätt relaterad till att fatta viktiga beslut och utför även engångsbeställningar från chefen.

Det finns också en specificitet i verksamheten hos en notarieassistent, en sekreterare-översättare samt en anställd vid utbildningsenheten på skolan.

Strukturera

Varje CV består av flera block. Nedan finns rekommendationer om vad som ska anges i var och en av dem för den framtida sekreteraren.

Ansvar

I en utökad version är listan över arbetsuppgifter för alla sekreterare följande:

mottagning av inkommande brev och ansökningar, omfördelning av dem, överföring till ansvariga personer;
godkännande av dokumentation för underskrift av chefen;
svara på inkommande telefonsamtal och vidarebefordra dem;
organisation av affärsförhandlingar för chefen;
upprättande av överklaganden, skrivelser och andra handlingar på begäran av chefen;
förbereda möten och arbetsmöten, samla in nödvändigt material, meddela alla deltagare i evenemanget om plats och tid för deras hållande, slutföra mötesprotokollen;
tillhandahållande av tjänster för att organisera ett möte med chefens gäster;
kontroll över genomförandet av förvaltningens order av företagets anställda;
tillhandahållande av företagets administration med kontorsmaterial, kontorsutrustning och andra medel som behövs för arbetet, vilket bidrar till ett smidigt arbete för personalen;
mottagande av besökare;
underhåll av företagets arkiv;
organisation av affärsresor för företagets första person: köp av biljetter, samt bokning av hotellrum;
utförande av andra order.

Om du söker tjänsten som biträdande sekreterare, var då beredd på att arbetsuppgifterna kommer att kompletteras med dokumentverifiering, förberedelse av analytiska granskningar, insamling av material för rapporter och tal.

Kompetens

En framgångsrik kandidat för sekreterartjänsten måste ha följande färdigheter, vilket kan anges på CV:t:

kontorsarbete;
ledning av telefonsamtal;
Möte och initial rådgivning av kunder;
upprätthålla kontorets liv;
behandling av korrespondens;
anordnande av evenemang och affärsmöten;
tidshantering av huvudet;
kunskap om kontorsutrustning och kontors-pc-program.

Vilken kompetens som prioriteras beror på företagets verksamhetsområde... Till exempel, om du behöver en sekreterare på en vårdcentral, behöver du knappast djup kunskap om kontorsarbete och arbetsflöde, du behöver knappast förmågan att upprätta dokument för att få visum. Denna tjänst kräver förmåga att kommunicera med klienter, kunskap om grunderna inom medicinsk vetenskap, förmåga att kommunicera i telefon i stora volymer.

Prestationer

Professionella prestationer är viktiga för alla arbetsgivare, bland de viktigaste är vanligtvis följande punkter:

optimering av företagets dokumentflöde;
skapa ett optimalt arbetsklimat på kontoret;
organisation av ett system för interaktion mellan avdelningar;
Resestöd;
samordning av bud- och städtjänsternas verksamhet.

Professionella och personliga egenskaper

En kompetent sekreterare måste ha sådana viktiga egenskaper som:

öppenhet för kommunikation;
ansvar och fokus på resultat;
aktiv livsställning;
förmåga att utföra uppgifter i en miljö med flera uppgifter;
förmågan att snabbt byta från en aktivitet till en annan;
brist på dåliga vanor;
stress tolerans;
noggrannhet och noggrannhet;
önskan att få det som har påbörjats till slutet;
anständighet;
förmågan att arbeta med personlig information;
Korrekt muntligt och skriftligt språk;
goda kunskaper om affärsetikett;
förmågan att agera i ett team.

arbetserfarenhet

Om du redan har arbetat som sekreterare kommer det inte att vara svårt för dig att beskriva din arbetslivserfarenhet. Det kommer att bli mycket svårare för de sökande som söker arbete inom denna specialitet för första gången. Men brist på erfarenhet är inte en anledning att bli upprörd, du kan alltid lyfta fram de nyckelfärdigheter som du besitter.

Du kan till exempel ange:

flytande engelska och spanska;
innehav av alla grundläggande kontorsprogram;
kunskap om kontorsutrustning;
Skrivning med 10 fingrar (300 tecken per minut).

Du behöver alltid lyfta fram dina "trumfkort" - detta gör att arbetsgivaren kan se var du är stark och bli intresserad av din kandidatur.

Utbildning

För att kvalificera sig för tjänsten som biträdande sekreterare i ett välrenommerat företag behöver du ha en högre utbildning. Det krävs dock ofta ett effektivt uppdrag tilläggskurser och utbildningar i kontorsarbete, arkivering, samt utbildning i arbete med kontorsutrustning... På mindre kontor utför sekreterare ofta en biträdande advokats uppgifter eller föra bokföring. I det här fallet kommer du att behöva en juridisk eller ekonomisk utbildning.

När du söker tjänsten som sekreterare-administratör och receptionist är närvaron av en högre utbildning inte nödvändig.

Vad behöver inte specificeras?

Låt oss uppehålla oss lite mer vid vad som inte behöver anges i CV:t.

Hobbyer och hobbies... Det är inte nödvändigt att beskriva i detalj hur du gillar att odla blommor / sticka / brodera ifall din framtida aktivitet inte har med detta att göra.
All tillgänglig arbetserfarenhet. Många börjar sin karriär med befattningar som säljare, lokalvårdare eller städare. Har du arbetat i mer än 10 år räcker det med att bo på 2-3 platser inom en liknande specialitet.
Sekreteraren måste ha ett trevligt utseende, så det är lämpligt att bifoga ett foto till CV:t. Däremot är inga sexuella övertoner tillåtna här - begränsa dig till ett strikt ID-foto. Bilder i en baddräkt eller på en restaurang kan vara felaktigt återgivna.

Hur skriver man ett följebrev?

Ett följebrev är valfritt, men det kommer ändå att göra ett gott intryck på en potentiell arbetsgivare. Det är inte värt att upprepa allt som är skrivet i själva CV:t. Här måste du ange ditt intresse för den lediga tjänsten och kort betona närvaron av grundläggande färdigheter och kompetenserför att hjälpa dig att fullgöra dina yrkesuppgifter.

I slutet av brevet tackar du för ditt intresse och uttrycker ditt uppriktiga hopp om ett svar.