Yrkessekreterare

På kontoret för nästan vilket modernt företag som helst upptar sekreteraren en speciell plats. Det här är en specialist som hjälper till att hålla organisationen organiserad och igång. I själva verket är det en mellanhand mellan chefen, anställda, partners och kunder. Som regel är det inte svårt att få den här positionen - en högre utbildning och lång arbetslivserfarenhet krävs inte alltid. Och du kan bygga en bra och intressant karriär i framtiden om du utför dina arbetsuppgifter effektivt och ansvarsfullt.

Sekreteraryrket har nämnts sedan antikens Roms dagar. Enligt historiker anställdes sådana arbetare av patricier och ädla eller helt enkelt rika medborgare i landet. Som sekreterare anställdes män från de lägre klasserna med god utbildning. På den tiden inkluderade sådana arbetares uppgifter kontorsarbete, korrespondens och ofta ekonomi och till och med arbetsgivarhemligheter.

I Ryssland uppträdde sekreterarpositionen 1720 tack vare Peter I. Strikta krav ställdes på yrket - utbildning, god kunskap om lagar, förståelse för alla finesser och detaljer. Tjänsten som personlig sekreterare har varit efterfrågad sedan 1840 - många chefer för olika företag behöver ofta en personlig assistent.

Det moderna yrket som sekreterare är ofta en mottagning och ett organisatoriskt arbete på kontoret - hjälper inte bara chefen utan kollegor och besökare.Idag anses sekreteraren vara företagets ansikte utåt, och genom hans eller hennes utseende bedömer besökarna hela företagets soliditet. Nuförtiden anses detta yrke övervägande vara kvinnligt på grund av dess särdrag. Under yrkets utveckling har flera riktningar för sekretariatet bildats beroende på inriktningen.

• Kontorssekreterare (kontorschef). Ansvaret är fördelning av telefonsamtal, möte gäster, uppfylla instruktioner från ledningen och säkerställa att kontoret fungerar stabilt (beställa pappersvaror, vatten etc.). För att få en tjänst behöver en anställd ingen särskild utbildning. I karriärstegen är denna position ofta utgångspositionen.

• Sekreterare-assistent. Tjänsten liknar den för en kontorschef, men mer ansvarsfull och komplex. Här kommer ansvaret vara att utarbeta designlösningar, redigera dokument, utarbeta texter till chefens tal vid olika evenemang, samt delvis styra arbetet hos organisationens anställda. För att få en sådan tjänst krävs särskild utbildning (kurser, utbildningscenter).

• Personlig assistent till chefen. Denna position anses hedervärd. En sådan assistent behöver bygga relationer med ledningen och skapa en atmosfär av förtroende. För att utföra arbetsuppgifter behöver du kunskap om yrkets särdrag, grunderna för kontorsarbete, stresstålighet och självförtroende. Arbetet består oftast av att lösa organisatoriska och administrativa problem.

Utöver dessa yrken finns det flera inriktningar med snäv specificitet.

• Kontorist. En anställd som organiserar dokumentation, upprättar fakturor, registrerar in- och utgående korrespondens, bildar ett arkiv.
• Sekreterare-översättare. Utöver grundläggande ansvarsområden kommer en hög nivå av kunskaper i främmande språk att krävas. Den anställde deltar i förhandlingar med utländska partners.
• Justitssekreterare. Den anställde tjänstgör i domstol, kontrollerar närvaron av personer vid möten, för protokoll från förhandlingen, upprättar rättsakter och utför olika order från domaren.
• Teknisk sekreterare. För att fullgöra arbetsuppgifterna behöver du kunna den "blinda" skrivmetoden, svara på telefonsamtal och kunna arbeta med kontorsutrustning.

Ytterligare karakteristiska egenskaper hos det moderna yrket är:

• affärskorrespondens;
• hög hastighet att skriva "blind" metod - utan att titta på tangentbordet och använda alla 10 fingrar;
• förmågan att använda en mängd olika kontorsutrustning;
• förmågan att organisera dokumentation (korrespondens, arkiv).

Fördelarna med yrket inkluderar följande:

• det finns ingen fysisk aktivitet;
• det finns en möjlighet att få viktiga kommunikationsförmåga och skapa användbara kontakter;
• det finns inget behov av att ha en specialitet för att få ett jobb;
• arbeta under bekväma förhållanden;
• i vissa fall kan du använda kontorsutrustning för personliga ändamål (kopiator, skanning);
• ibland går det att kombinera studier och arbete.

Som i alla andra yrken har sekreterartjänsten sina nackdelar:

• konstant vara i sikte av ledningen;
• dagligt felfritt utseende (särskilt viktigt i stora företag);
• liknande uppgifter och rutinarbete (ofta typiskt för små organisationer);
• arbetet är ofta stressigt;
• uppfyllande av personliga order från myndigheter som inte är relaterade till arbete;
• det finns sällan en möjlighet till självförverkligande;
• driftläget kan vara oregelbundet.

Utvecklingsperspektivet för sekreteraren är ofta tveksamt. Vissa chefer har ingen brådska att förlora en bra anställd och flytta honom till en annan position.Andra är förstående och befordras ofta till ansvarsfulla, hårt arbetande och professionella arbetare.

Ett dokument som är utformat för att reglera en anställds rättigheter och skyldigheter är en arbetsbeskrivning, det är lika viktigt för sekreteraren som för ledningen. Den innehåller rättigheter och skyldigheter för båda parter i anställningsavtalet, vilket gör det möjligt att använda det som ett verktyg för effektiv samordning av produktionsprocesser.

Det finns ingen enskild form av instruktion, så du kan komponera den med hjälp av en färdig mall, eller utveckla ditt eget dokument. Vid upprättandet av dokumentet är det viktigt att ta hänsyn till att sekreterare i varje företag utför olika funktioner, trots samma grundläggande arbete.

Arbetsbeskrivningen bör utformas med hänsyn till yrkesstandarden och innehålla följande huvudavsnitt.

• Allmänna bestämmelser.
• Funktioner.
• Jobbansvar.
• Rättigheter.
• Ett ansvar.

Utöver huvudansvaret är det tillåtet att införa ytterligare funktioner i arbetsbeskrivningen, med hänsyn till specialisering. Så instruktionerna från en kontorist, teknisk sekreterare, militär eller vetenskaplig sekreterare kommer att innehålla liknande grundläggande sekreterarfunktioner, men skiljer sig i specialiserade uppgifter som måste anges i dokumentet.

I klassisk mening kan följande funktioner tillskrivas sekreterarens huvudsakliga enhetliga uppgifter:

• säkerställer chefens administrativa verksamhet;
• utför affärskorrespondens, inklusive samtal och e-post;
• accepterar och omfördelar korrespondens, förbereder och skickar svar på mottagna brev;
• samlar in och bearbetar den information som behövs för chefen, tillhandahåller kontorsarbete;
• accepterar dokument från anställda för vidare överföring till ledningen för underskrift och granskning;
• förbereder möten, möten och konferenser, för sina protokoll;
• köper pappersvaror och andra produkter som är nödvändiga för att säkerställa att kontoret fungerar smidigt;
• löser organisatoriska uppgifter för mottagande av anställda och besökare;
• utför annat arbete med anknytning till befattningen.

Dessutom kan arbetsuppgifterna bli:

• kontroll över utförandet av order och order;
• skanning och kopiering av dokumentation;
• annullering eller senareläggning av deadlines;
• bokning av biljetter och hotellrum;
• utarbetande av rapporter om resekostnader;
• beredning av drycker och godsaker för gäster.

Sekreteraren på jobbet måste ofta och mycket kommunicera med olika människor, så en bra specialist måste uppfylla följande krav:

• prydlighet;
• noggrannhet;
• välvilja;
• en talkultur;
• sällskaplighet;
• brist på dåliga vanor.

Eftersom sekreteraren är företagets "ansikte" är den anställdes trevliga utseende ett viktigt kriterium. Det är viktigt att notera här att vi talar om en känsla av stil och närvaro av smak, och inte om ett modellutseende. Kvinnor blir ofta sekreterare för att de anses vara mer flexibla, stresståliga och kunna skapa en mysig atmosfär på kontoret.

Det specifika med sekreterararbete är att regelbundet hjälpa chefen att göra affärer. Av denna anledning är sådana professionella egenskaper extremt viktiga:

• ett ansvar;
• punktlighet;
• uppmärksamhet;
• flit;
• lärbarhet;
• organisation.

För att få jobb som sekreterare behöver man ofta ingen högre utbildning, genomförda specialiserade kurser är ganska passande. Kunskaperna inom psykologi, snabbläsning och stenografi kommer att vara användbara. Grundkunskaperna om sekreteraryrket kan erhållas på specialiserade högskolor. Sådan utbildning är tillgänglig för dem som tog examen från 9:e eller 11:e klass i skolan och kommer att ta 1-3 år, beroende på befintlig gymnasieutbildning.

Om valet föll på ett välrenommerat företag är det viktigt att få en specialiserad utbildning. Till exempel, under Ryska federationens utrikesministerium finns det ett utbildningscenter som utbildar sekreterare. Centret lär eleverna datorkunskaper, grunderna för kontorsarbete, affärsetik och etikett och engelska. Eftersom inhemska universitet inte erbjuder utbildning i sekreterararbete, har kandidater med examensbevis inom filologi, kommunikation, psykologi och andra liknande områden en fördel. Vissa företag tillhandahåller utbildning för kandidater som de är redo att rekrytera.

Du kan arbeta som sekreterare i en välrenommerad organisation, i ett mindre företag och i en statlig myndighet, till exempel på en skola eller ett universitet. Idag behöver nästan varje ledare sekreterare eller assistenter. Sekreterarens position är höljd i olika myter - vissa talar om att starta en intressant karriär inom detta yrke, medan andra hävdar att det praktiskt taget inte finns någon befordran.

Faktum är att karriäravancemang till stor del beror på personliga egenskaper. Initiativ och hårt arbete hjälper dig att flytta till en högre position inom företaget, till exempel först som biträdande chef, och sedan bli chef. Den fortsatta utvecklingen i företaget kommer att ligga i händerna på specialisten själv.

I början av en karriär är det svårt att räkna med en hög lön. Arbetsgivare erbjuder vanligtvis arbetare utan erfarenhet en lön på 15 000-20 000 rubel. beroende på bostadsregion. I storstäder är lönerna vanligtvis högre. Medellönen för en erfaren anställd är 30 000-45 000 rubel. över hela Ryssland. Specialister med högre kvalifikationer, till exempel personliga assistenter till chefer och assistenter, tjänar 60 000-80 000 rubel.