Vem är biträdande sekreterare och vad gör han?

Posten som sekreterare har länge varit den mest eftertraktade för många kvinnor. Tidigare krävdes som regel praktiskt taget ingenting av en sådan anställd, förutom ett attraktivt utseende. Men nu har allt förändrats, ibland är en sådan anställd en viktig del av teamet och måste vara redo att utföra många funktioner. Som ett resultat är han ofta mycket upptagen med arbete. Läs om vad dessa ansvarsområden är, vilka krav som måste uppfyllas för att få ett jobberbjudande, läs i denna artikel.

Sekreteraryrket går tillbaka till antikens Rom. ”Sekreterarna” var kejsarnas förtrogna – män med stort politiskt inflytande. Detta yrke fick sin nya början under första världskriget, men det innebar redan att utföra helt andra uppgifter. Hittills har endast ekon av den ursprungliga innebörden av "sekreterare" överlevt i form av befattningar som generalsekreterare och statssekreterare.

Numera kräver yrket som sekreterare-assistent utförandet av arbete relaterat till dokument, organisation av kontorsarbete, hantering av kontorsutrustning och andra funktioner. Kommunikationsförmåga och uppmärksamhet anses vara viktiga färdigheter för en biträdande sekreterare. Prefixet "referent" betyder att medarbetaren kommer att kommunicera med chefen om olika arbetsärenden. Det är uppenbart att konkurrensen bland dem som vill ta denna position är hög, särskilt i stora företag eller företag. Detaljerna för de färdigheter som en sekreterare måste ha kan ibland bero på företagets verksamhetsområde.Enkelt uttryckt, i ett teknikmarknadsföringsföretag kommer sekreteraren att behöva känna till krångligheterna i affärsförhandlingar. Detta är dock inte alls nödvändigt, för varje företag är allt individuellt.

Stora rekryteringsföretag hävdar att denna tjänst, tillsammans med förartjänsten och andra liknande jobb, innebär en stor mängd övertid. Människor i dessa positioner tvingas anpassa sig till sina överordnades schema och vara redo att arbeta nästan 24/7. Nuförtiden vinner "virtuella sekreterare" popularitet, som utför de flesta av en vanlig sekreterares uppgifter för de företag som inte har möjlighet att hyra ett kontor eller helt enkelt inte gör det på grund av kostnadsbesparingar. Separat bör det noteras vikten av sekreterarens utseende. Sekreteraren bör klä sig i en affärsstil, undvika ljusa, flamboyanta och olämpliga smink och frisyrer.

Detta dokument innehåller alla ansvarsområden relaterade till den anställdes aktiviteter. Arbetsbeskrivningen innehåller också den anställdes rättigheter och en beskrivning av kraven för honom. Detta dokument innehåller information om vem som kommer att behöva ersätta medarbetaren under dennes frånvaro. Det är också värt att notera att arbetsbeskrivningen vid behov kan revideras och ändras. Detta kan hända i följande fall.

• Ändring av arbetsuppgifterna för sekreterare-assistenten.
• Utseendet på förändringar i organisationens dokumentation.
• Uppkomsten av förändringar i organisationens struktur.

Nedan följer de huvudsakliga uppgifterna för den biträdande sekreteraren.

• Ofta är personen i denna position ansvarig för att förse kontoret med kontorsmaterial. Han bör också beställa matvaror om det behövs. Sekreterarens direkta ansvar är att beställa en vattenkylare och övervaka dess fullhet.
• Sekreterare-assistenten måste ta emot samtal till chefen och göra dem "sållade bort".
• Han måste också organisera proceduren för att ta emot besökare.
• Personen i denna position rapporterar direkt till företagets VD. De flesta av de uppgifter som utförs kommer alltså att vara relaterade till hans förfrågningar och order.
• Ansvarslistan inkluderar även mottagande och utskick av mottagen och skickad korrespondens, förberedelse av eventuella nödvändiga handlingar på begäran av generaldirektören, kontroll av handlingar som direktören behöver underteckna.
• Sekreteraren överför också nödvändig information från direktören till de anställda och vice versa, kallar anställda till direktören vid behov.
• Denna medarbetare interagerar också ofta med administrationsavdelningen. Ibland kan han samordna med de anställda på denna avdelning om tillhandahållande av kontorsmaterial och utrustning. Till skillnad från den första punkten som beskrivs ovan är denna punkt inte alltid preciserad i arbetsbeskrivningarna för den biträdande sekreteraren.
• Sekreteraren ska boka flygbiljetter och boka hotellrum ifall direktören eller andra anställda åker på tjänsteresa.
• I vissa organisationer är sekreteraren skyldig att meddela ledningen och/eller andra anställda om kommande firande, anställdas födelsedagar och helgdagar. Ibland görs detta av en HR-specialist.
• Varje dag måste sekreteraren förbereda direktörens kontor för början av en ny dag - slå på lampan, kontorsutrustning (skrivare, dator, etc.), förbered de nödvändiga dokumenten.

Sekreterarbiträdet ska ansvara för dokumentflödet och har ingen rätt att lämna ut konfidentiell information. En sådan anställd är ansvarig för säkerheten för dokument och att de lämnas in i tid till myndigheterna. Sekreteraren är ansvarig för underlåtenhet att fullgöra de uppgifter som föreskrivs i arbetsbeskrivningen, det vill säga för underlåtenhet att fullgöra sina arbetsuppgifter, inklusive förseningar. En anställd kan få problem om han är oaktsam i arbetet med dokumentation.

Ansvar bärs för röjande av konfidentiell information som tillhör kategorin "kommersiella hemligheter". Det är förbjudet för en anställd att skada inventarier, särskilt möbler som tillhandahålls honom eller som tillhör företaget. Sekreteraren ansvarar för att de anställda behandlas taktlöst eller oförskämt. Eftersom han nästan dagligen kommunicerar med alla andra anställda, bör sekreteraren vara icke-motstridig och diplomatisk.

Först och främst har sekreterarebiträdet rätt att begära ut olika handlingar som han behöver för att arbeta från olika anställda. Sekreteraren kan fördela de mottagna telefonsamtalen beroende på deras betydelse efter eget gottfinnande. Detsamma gäller förfarandet för att ta emot besökare i receptionen. Han kan också kräva förklaringar av anställda om det har skett ett disciplinärt brott. Sekreterarebiträdet har även tillgång till handlingar som rubriceras som "konfidentiella".

Det är bara VD:n som kan säga upp eller anställa en sådan medarbetare och inte chefen för en avdelning eller avdelning, som i andra fall. Detsamma gäller föreläggande av tillrättavisningar. Sekreteraren kan ge förslag till förvaltningen för att förbättra dokumenthanteringen eller hanteringsrutiner. Det kan också optimera vissa arbetsflöden. Som alla andra anställda har han rätt att kräva att det skapas bekväma arbetsförhållanden och kan till och med muntligt kräva förklaringar från anställda som bryter mot arbetsdisciplinen.

Sekreterarens arbete bedöms i regel utifrån hans flit och effektivitet. Därmed är andra färdigheter sekundära. Medarbetaren ska kunna kommunicera med människor, förhandla, ha ett väl framfört tal. Ska kunna lösa olika organisationsfrågor, använda Microsoft office-program - Excel, Power Point, Word m.fl.

Det finns inga strikta krav för utbildning, liksom för den specialitet som tas emot. Det måste dock finnas utbildning, om än specialiserad sekundär. Juristexaminerade föredras på grund av att det mesta av deras arbete är relaterat till journalföring. Arbetslivserfarenhet av minst 1 år är meriterande. Ett alternativ till arbetslivserfarenhet kan vara att ta sekreterarutbildningar.

I utländska företag kan det krävas att en framtida anställd kan ett visst främmande språk. Sekreteraren ska kunna uttrycka sina tankar korrekt, skriva och skriva dokument utan grammatiska fel.

Efterfrågan på detta yrke är stor. Som regel är sådana aktiviteter bäst lämpade för unga yrkesverksamma som nyligen har tagit examen från utbildningsinstitutioner. Denna aktivitet är ett utmärkt tillfälle att lära sig strukturen i företagets arbete. Man tror att du i denna position kan skaffa dig goda färdigheter hos en framtida bra chef. Eftersom sekreterarebiträdet utför ett brett spektrum av arbetsuppgifter är han en viktig och nödvändig medarbetare även för de minsta företagen.