Yrkessekreterare-maskinskrivare

Skrivmaskiner försvann ur bruk och gick till museet, men behovet av en person som samlar in dokument, lägger dem i rätt pärmar, möter besökare och svarar på telefonsamtal har inte gått någonstans. I artikeln kommer vi att berätta om yrket "sekreterare-typist" i den moderna världen - dess egenskaper, krav och var sådana specialister behövs idag.

En maskinskrivare sekreterare är en av de yngre sekreterartjänsterna. Även om den här specialisten idag inte längre arbetar på en skrivmaskin, utan på en dator, behölls namnet inte bara av tradition, utan också för att betona arbetets utförande. (till skillnad från de administrativa och sekreterartjänsterna av högre rang - biträdande chef, sekreterare-biträde, kansli, kontorschef).

Information om yrket, utförda uppgifter finns i två dokument:

• "Enhetlig kvalifikationsreferensbok över positioner för chefer, specialister och andra anställda" - förkortat EKS (tidigare kallad ETKS);
• professionell standard "Specialist på organisatorisk och dokumentär ledning av organisationen."

Prioriteringen för ansökan är den professionella standarden. Den är anpassad till den moderna marknadens särdrag, innehåller en mer komplett och detaljerad beskrivning av arbetsfunktioner.

Den professionella standarden klassificerar sekreteraren-maskinistens position till den tredje kvalifikationsnivån – det vill säga hennes arbetsuppgifter innebär kontroll av arbetet av en senior specialist, ett minimum av självständiga beslut och ledningsfunktioner.

Sekreteraren-maskinskrivarens huvuduppgift är en uppsättning texter och dokument, reproduktion och systematisering av information enligt en mall (skanna, kopiera, skriva om dokument, fylla i standardformulär, sortera korrespondens, registrera inkommande och utgående dokument).

Som vilket yrke som helst har yrket som maskinskrivare sekreterare sina egna egenskaper:

• Arbetet kännetecknas av en ganska stressande karaktär, samtidigt som medarbetaren måste kunna utföra monotont maskinskrivningsarbete och kommunicera med människor, vara företagets ansikte utåt och röst.
• det finns ingen stel lista över uppgifter - sekreteraren utför olika order av chefen;
• denna position är en utmärkt start för en karriär och en möjlighet att skaffa erfarenhet användbar för en framtida chef;
• arbetet anses vara kvinnligt (detta återspeglas till och med i titeln), även om manliga sekreterare inte är mindre efterfrågade;
• den huvudsakliga färdigheten är att korrekt bygga relationer med teamet, och inte alls hastigheten på att skriva.

På grundval av de generella kraven i den professionella standarden utvecklas en intern arbetsbeskrivning i varje organisation - huvuddokumentet som reglerar den anställdes rättigheter och skyldigheter.

Det är i detta dokument som listan över funktioner som utförs av en anställd i en viss organisation bestäms. I en typisk instruktion kan funktionaliteten helt enkelt upprepa motsvarande bestämmelser i standarden (tidigare var avsnittet "Ansvar" ofta helt kopierat från CEN). Vanligtvis har instruktionerna följande punkter:

• skriver ut olika material i huvudets riktning;
• organiserar telefonsamtal med huvudet.

Vid behov kan artiklarna specificeras, specificeras och ansvarsomfånget kan utökas eller minskas i jämförelse med standarden, om organisationens särdrag kräver det. Till exempel, för sekreterare-maskinskrivaren på skolan, kan poäng anges att hon organiserar utfärdandet av intyg som bekräftar arbete eller studier vid skolan, för ett register över elever. Och i ett kommersiellt företag kan det vara bestämmelser om att föra resedagbok över bud och utfärda relevanta certifikat.

Den professionella standarden fastställer minimikraven för utnämning av en sekreterare-maskinist - för detta räcker det med en komplett gymnasieutbildning.

Specialiserade kurser kommer att vara en extra fördel. Dessutom begränsar varken CEN eller den professionella standarden på något sätt kraven för intyg om att sådana kurser har slutförts. Därför kan du välja vilket utbildningsprogram som helst för sekreterare från en enorm lista med förslag från offentliga och privata utbildningscenter.

Även om maskinskrivaren inte kräver seriös utbildningsbakgrund och akademisk kunskap, behöver hon en stor uppsättning praktiska färdigheter:

• säker datorvana, kunskap om kontorsprogram, förmågan att arbeta med kontorsutrustning, läskunnighet, snabb skrivhastighet;
• förmåga att arbeta med dokumentation inom ramen för sin kompetens - känna till reglerna för upprättande av standardhandlingar, servicebrev, regler för sortering och registrering av korrespondens och andra dokument;
• utvecklade kommunikationsförmåga, förmågan att bygga relationer med partners, kunder, anställda, kunskap om etik och etikett för affärskommunikation, regler för att arbeta med konfidentiell och proprietär data;
• kunskap om regelverk som styr arbetet.

En specialist måste inte bara ha professionella färdigheter utan också vissa personliga egenskaper: han måste vara säker, artig, känslomässigt stabil, snabbt kunna navigera i situationen, lösa konflikter, arbeta både i multitasking-läge och i rutinarbetsläge, ha hög självorganisering, uppmärksamhet, ansvar.

Tidigare arbetade maskinskrivare sekreterare på maskinbyråer. Idag är denna specialists arbete mest efterfrågat i följande organisationer:

• i statliga, administrativa strukturer;
• i utbildningsinstitutioner (skola, högskola, universitet);
• på advokatbyråer, privata advokater, notarier;
• i arkiven.

En ledig tjänst kan också öppnas i vilken annan organisation som helst. Samtidigt kan tjänsten i privata företag kallas inte bara sekreterare-maskinskrivare, utan även sekreterare-administratör, sekreterare i receptionen, sekreterare.